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AVISO DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Queremos darte la bienvenida a la plataforma de servicios jurídicos más ágil y confiable. Recuerda siempre que, en Justiexpress, somos los más interesados en proteger tus derechos.

Con el fin de dar a conocer la existencia de las políticas de Tratamiento de datos personales, Justiexpress te invita a leer con detenimiento el presente Aviso de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, Aviso de Privacidad), el cual hace parte integral de nuestros Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma y de los Documentos Fabricados por Justiexpress, el cual puedes consultar aquí.

Si tienes alguna pregunta sobre el contenido de este documento, comunícate con nosotros a nuestro correo electrónico [email protected]

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del Tratamiento

Justiexpress S.A.S. (en adelante, Justiexpress) es una sociedad de derecho privado, identificada con NIT No. 901267286-4, domiciliada en la ciudad de Bogotá, D.C. y constituida con base en la legislación colombiana, que tiene por objeto prestar servicios jurídicos a bajo costo, con rapidez, agilidad y en condiciones de alta calidad, apalancándose en la revolución de las tecnologías de la información, cuyos datos de contacto son los siguientes:

- Dirección física: Calle 45 No. 6-58 de la ciudad de Bogotá, D.C.

- Portal Web: www.justiexpress.com

- Correo electrónico: [email protected]

Los servicios ofrecidos por El Portal, definido como el conjunto de los servicios ofrecidos por la Plataforma Web www.justiexpress.com, así como la interacción a través de medios digitales tales como nuestras líneas telefónicas y de Whatsapp o nuestro correo electrónico [email protected], se prestan en forma onerosa, por cualquiera de los siguientes dos mecanismos: i) Mediante fabricación de documentos legales, en función de la información suministrada por los Usuarios de El Portal (en adelante, Usuarios) y ii) Directamente, por parte de Justiexpress, por medio de la atención de consultas formuladas por los Usuarios a través los canales dispuestos en El Portal.

En esa medida, la operación de El Portal conlleva a que a Justiexpress, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, almacene en servidores o repositorios, propios o de terceros, datos personales recolectados de los Usuarios, cuyo Tratamiento se sujetará a lo establecido en el presente Aviso de Privacidad, en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Objeto del Aviso de Privacidad

El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto adoptar la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, que permita ejercer el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones almacenadas sobre ellas en bases de datos o archivos bajo custodia de Justiexpress, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales contenidos en bases de datos o archivos bajo custodia de Justiexpress, permanecerán allí almacenados durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento las finalidades mencionadas en el presente Aviso de Privacidad.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular;

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios;

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;

Usuarios de El Portal: Toda persona que ingrese o solicite un servicio a través de El Portal.

Principios

En los términos del artículo 4º de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, el Tratamiento de datos personales atenderá los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012;

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, los cuales podrán ser ejercidos en cualquier momento a través de los mecanismos dispuestos por El Portal, que se detallarán en las siguientes secciones:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 a la Constitución;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:

i) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable;

ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Autorización y Finalidad

Con base en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, la autorización para el Tratamiento de datos personales por parte del Titular sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, lo cual implica que: i) La autorización debe darse antes de proceder con el Tratamiento; ii) La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica y; iii) El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y los efectos que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.

La autorización del Tratamiento de datos personales se entenderá otorgada conforme se establece en el capítulo primero de los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma y de los Documentos Fabricados por Justiexpress.

Por consiguiente, esta autorización permite a Justiexpress, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir los datos personales de los Usuarios, exclusivamente para las finalidades y usos que a continuación se enuncian:

1. Para ser ordenados, catalogados, clasificados, divididos o separados en las bases de datos de Justiexpress;

2. Para desarrollar actividades comerciales, publicitarias y de mercadeo, incluyendo, pero sin limitarse ellas, a campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de servicios y productos;

3. Para que sean sometidos a análisis de inteligencia de negocios, investigación de mercados, análisis estadísticos, minería de datos y encuestas de calidad de servicio;

4. Para entregar la información recolectada a terceros con los que Justiexpress contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo adecuados estándares de seguridad y confidencialidad;

5. Para la creación y administración de la cuenta del usuario, así como para efectuar las respectivas validaciones, verificaciones y comprobaciones de los datos suministrados, a la luz de lo establecido en los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma y de los Documentos Fabricados por Justiexpress;

6. Para prestar sus servicios con adecuados estándares de calidad, de tal forma que Justiexpress pueda llevar a cabo el seguimiento de cada uno de los servicios y mantener contacto con los Titulares de los datos;

7. Para que puedan ser comunicados y conocidos a los terceros proveedores y accionistas de Justiexpress, bajo adecuados estándares de seguridad y confidencialidad;

8. Para el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias a cargo de Justiexpress, tales como asuntos de naturaleza tributaria, comercial y contable;

9. Para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse ellas, para la consulta en listas restrictiva y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT;

10. Para que sean objeto de transmisión o trasferencia a los terceros con los cuales Justiexpress hayan celebrado contratos, cuyo Tratamiento deberá limitarse estrictamente las mismas finalidades previstas en el presente documento;

11. Las demás finalidades especiales establecidas en el presente Aviso de Privacidad en general y, en particular, aquellas relacionadas con el tratamiento de datos personales sensibles.

Canales dispuestos por El Portal para la actualización, supresión, rectificación de datos personales y revocatoria de la autorización y procedimiento

Justiexpress cuenta con una serie de canales dispuestos para que tanto los Titulares de los datos personales, así como cualquier otra persona con legitimación para ello, de conformidad con el presente Aviso de Privacidad, puedan solicitar la actualización, supresión, rectificación de datos personales y revocatoria de la autorización. Veamos:

Canal electrónico: Dirigiendo su respectiva solicitud al correo electrónico [email protected].

Canal Físico: Dirigiendo su respectiva solicitud a la dirección de correspondencia Calle 45 No 6-58.

Canal telefónico: Pendiente de habilitación.

El contenido de la solicitud deberá reunir los siguientes requisitos:

i) Nombre y documento de identificación del Titular;

ii) Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud;

iii) La petición deberá informar si lo que se pretende es la actualización, supresión, rectificación de datos personales o la revocatoria de la autorización;

iv) Los fundamentos y soportes de los hechos que dan lugar a la solicitud.

Una vez conocida la solicitud formulada a través de cualquiera de los canales dispuestos, Justiexpress procederá a:

i) Verificar la legitimación de quien formula la solicitud;

ii) Para las solicitudes que tengan que ver con actualización, supresión, rectificación de datos personales, Justiexpress recopilará la información que tenga almacenada sobre el Titular y le dará curso, de tal forma que la respuesta sea puesta en conocimiento del Titular;

iii) Cuando la solicitud tenga que ver con revocatoria de la autorización, Justiexpress procederá de conformidad y el resultado será puesto en conocimiento del Titular.

En el evento de que la solicitud no reúna alguno de los criterios señalados, Justiexpress se pondrá en contacto con el solicitante, con el fin de que aclare o complemente la misma.

Disposiciones en relación con el Tratamiento de datos personales sensibles

Para el adecuado desarrollo en la prestación de los servicios ofertados, El Portal solicitará autorización de los Titulares para el Tratamiento de datos personales de naturaleza sensibles, entendidos como todos aquellos que pueden afectar su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

En relación con este tipo de datos personales, el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, prohíbe el su Tratamiento, excepto cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, entre otras excepciones.

En tal virtud, como quiera que algunos servicios de El Portal están destinados justamente para el ejercicio de derechos en procesos judiciales, que no requieren de la representación de apoderado judicial, Justiexpress recolectará, almacenará y usará de datos sensibles asociados a los Usuarios, como titulares de los datos, así como aquellos agenciados de los Usuarios que actúen en calidad de agentes oficiosos. Cuando concurra esta última calidad en los Usuarios, éstos declaran que tienen autorización expresa de las personas agenciadas para el tratamiento de sus datos personales. En cualquiera de los dos casos, en todo caso, El Portal deja expresa claridad que El Usuario, cuando actúa en nombre propio o cuando actúa en calidad de agente oficioso, no está obligado a autorizar el Tratamiento de sus datos personales sensibles o aquellos de su o sus agenciados.

Este Aviso de Privacidad rige a partir del martes, 22 de octubre de 2019, sin perjuicio de que pueda ser modificado o actualizado, caso en el cual su modificación o actualización será puesta a disposición de los Usuarios en El Portal.